Antrag gem. § 3 der GO der Stadt Tönisvorst vom 28.05.202:
„Einrichtung einer neuen internen Meldestelle für Hinweisgebende für Fehlverhalten innerhalb der Verwaltung der Stadt Tönisvorst“
Sehr geehrter Herr Bürgermeister Leuchtenberg,
die UWT2020 Fraktion beantragt, wegen gebotener Dringlichkeit, den nachfolgenden Antrag zur Schaffung einer Meldestelle für Fehlverhalten interhalb der Verwaltung der Stadt Tönisvorst mit den genannten Ausgestaltungsmerkmalen auf die Tagesordnung der Ratssitzung vom 14.06.2023 zu setzen.
- Für die Stadtverwaltung der Stadt Tönisvorst wird eine interne Meldestelle eingerichtet, welche hinweisgebende Personen nutzen können, um auf Fehltritte, Regelverstöße, Missstände innerhalb der Verwaltung aufmerksam zu machen.
- Die Aufgaben der Meldestelle werden an ein externes qualifiziertes Unternehmen vergeben.
- Die Meldestelle ist nicht für die Meldung jeglicher Missstände, sondern lediglich für Straftaten, Ordnungswidrigkeiten sowie den in § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes ausdrücklich genannten Rechtsverstöße zuständig. Gegen diese Rechtsvorschriften muss im Rahmen einer dienstlichen Tätigkeit verstoßen worden sein. Fremde und private Bezüge sind ausgenommen.
- Personen können sich an die interne Meldestelle mündlich oder in Textform wenden, um ihr Anliegen zu adressieren. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss ihr auch ein persönliches Treffen mit der für die Meldestelle verantwortlichen Person ermöglicht werden.
- Die Meldestelle ist verpflichtet, unabhängig von dem Kommunikationsweg, die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person zu wahren. Die Hinweisabgabe kann auch vollständig anonym erfolgen.
- Die Verwaltung wird beauftragt die Einrichtung einer derartigen Meldestelle vorzubereiten und kurzfristig umzusetzen.
Zur Begründung:
Am 16.12.2019 ist die Richtlinie 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23.10.2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten. Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die deutsche Umsetzung dieser sogenannten EU „Whistleblower Richtlinie“.
Der Hintergrund: Kommen Skandale in Unternehmen oder Behörden ans Licht, beruht das meist auf Insider-Informationen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese Whistleblower zahlen oft einen hohen Preis, ihnen drohen Nachteile im Job, wie Mobbing, Versetzung oder gar Kündigung.
Das Hinweisgeberschutzgesetz macht konkrete Vorgaben, wie Unternehmen und Behörden es Whistleblowern ermöglichen müssen, Missstände zu melden. Außerdem regelt es, wie Whistleblower vor Repressalien zu schützen sind.
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll dies ermöglichen und verhindern. Für Behörden und Gemeinden bedeutet es die Verpflichtung, ein Hinweisgebersystem zu implementieren.
Das Gesetz wird zum 02.07.2023 in Kraft treten. (BGBL 2 1023 I Nr. 140 vom 02.06.2023). Es verpflichtet private und öffentliche Beschäftigungsgeber ab 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer
internen Meldestelle.
Die Meldestelle muss grundsätzlich in Tönisvorst als Stadt mit nicht mehr als 249 Beschäftigten bis spätestens 17.12.2023 installiert sein und ihren Betrieb aufnehmen.
Mit der Pflicht zur Einrichtung einer internen „Whistleblower-Stelle“ gehen prozess– und verhaltensbezogene Pflichten einher, welche die Richtlinie in Art. 9 WBRL als notwendige Mindeststandards eines funktionsfähigen internen Meldekanals voraussetzt. Hierzu zählt insbesondere die Pflicht zur vertraulichen Behandlung der Identität des „Whistleblowers“, die von der
Whistleblower-Stelle nur zur Erfüllung verhältnismäßiger Pflichten im Rahmen staatlicher Untersuchungen und Gerichtsverfahren offengelegt werden darf.
Die Stadtverwaltung hat Informationen über die Nutzung des internen Meldekanals bereitzustellen und klar und leicht zugänglich auch über die Möglichkeit externer Meldungen zu informieren.
Die „Whistleblower-Stelle“ hat den Inhalt interner Meldungen umfassend zu dokumentieren, laufend Kontakt mit dem Whistleblower zu halten und für physische Zusammenkünfte zur Verfügung zu stehen. (Art. 9 Absatz 1c) Hs.2, Abs. 2, S.2, Hs.2.
Die alleinige Zurverfügungstellung IT-gestützter Meldeportale ist dabei nicht ausreichend. Sobald die Whistleblower-Stelle eine Meldung erhält, ist dem Whistleblower, deren Eingang innerhalb einer Frist von sieben Tagen zu bestätigen (Art. 9 Abs. 1b).
Die Whistleblower-Stelle selbst oder eine andere unparteiische Person oder Abteilung hat sodann angemessene Folgemaßnahmen einzuleiten, was sowohl die Prüfung des Wahrheitsgehalt der
jeweiligen Information als auch die anlassabhängige Durchführung von Aufklärung – und Sanktionierungsmaßnahmen einschließt.(Art. 9 Abs. 1d) in Verbindung mit Art. 5 Nr. 12 WBRL).
Der Whistleblower ist innerhalb einer Frist von maximal drei Monaten Rückmeldung über die Art der Maßnahmen und die Gründe sowie die geplanten Folgemaßnahmen zu geben. (Art. 9 Abs. 1f) in Verbindung mit Art. 5 Nr.13 WBRL).
Die Einrichtung einer internen Whistleblowing-Stelle setzt voraus, dass innerhalb der Verwaltungsorganisation deren völlige Unabhängigkeit und die Vermeidung von Interessenkonflikten
Grundbedingungen gewährleistet sind.
Um das berechtigte Vertrauen potentieller Whistleblower in eine zielgerichtete und vertrauliche Verwendung ihrer Informationen wieder her- und sicherzustellen, sollte unbedingt ein externes Unternehmen mit dieser Aufgabe betraut werden.
Es gilt, das Vertrauen der Verwaltungsangestellten herzustellen und dafür Sorge zu tragen, dass Missstände innerhalb der Verwaltung, deren Meldung an die Dienstvorgesetzten keine Wirkung
zeigen, an eine unabhängige und vertrauenswürdige Stelle weitergegeben werden können ohne dass die Angestellten Repressalien zu befürchten haben.
Die interne Meldestelle hat folgende Aufgaben und Voraussetzungen zu erfüllen:
- Nur die für Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen haben Zugriff auf die eingehenden Meldungen (insbesondere kein IT Admin der Stadtverwaltung)
- Die technische Möglichkeit der Entgegennahme anonymer Meldungen muss höchsten technischen Standard erfüllen.
- Es dürfen nur in der EU ansässige Server benutzt werden und es muss eine ISO 27001 Zertifizierung erfolgen.
- Die Ausübung der Tätigkeit muss unabhängig sein, und der/die Ausübende muss die notwendige Sachkunde für die Bearbeitung und juristische Bewertung der Hinweise haben.
- Die ausübende Person muss die fachliche Qualifikation haben, Folgemaßnahmen in die Wege zu leiten (§ 18 HinGSG).
Es gibt bereits eine Vielzahl von Unternehmen, die sich auf die Tätigkeit als externe Meldestelle spezialisieren und spezialisiert haben (z.B. Whistleproof u.a.).
Wir halten es für wichtig, diese Meldestelle so zügig wie möglich zu implementieren (nicht erst zum Fristablauf) und unbedingt ein externes Unternehmen damit zu beauftragen, damit unsere städtischen Mitarbeitenden sicher sein können, dass ihre berechtigten Anliegen streng vertraulich, unabhängig, fachlich versiert und für ihre berufliche Karriere folgenlos im besten Compliance-Sinne adressiert werden können.
Mit freundlichen Grüßen
Heidrun Sorgalla
Fraktionsvorsitzende UWT 2020